档案，指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事各方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

国家档案法要求，要加强档案管理，规范档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，即“收、管、存、用”各环节，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平。

01｜收

谁来收？

《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导；中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。

即 档案馆、档案室有接收征集档案的责任和义务。

收集范围

直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：

①反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；

②反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；

③反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；

④反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；

⑤法律、行政法规规定应当归档的。

收集方式

档案馆按国家有关规定接收移交档案，也可通过接收捐献、购买、代存等方式收集档案。

接收档案年限

《中华人民共和国档案法实施办法》规定，属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。

《各级各类档案馆收集档案范围的规定》规定，省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。

02｜管

档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

档案保管是维护档案完整与安全的活动，即具体实施的一些行为、动作、过程、结果等。

档案管理内容

档案管理包括以下几个方面：

1.档案的整理：对档案进行分类、排序、编目等工作，使其具有系统性和可检索性。

2.档案的保管：选择适当的环境和设备，确保档案的安全、完整和可持续保存。

3.档案的传递：将档案从一个单位或个人转交给另一个单位或个人，确保档案的连续性和完整性。

4.档案的鉴定和确认：对档案进行鉴定和确认，确定其真实性、合法性和可信度。

档案管理原则

《中华人民共和国档案法》规定，档案工作实行统一领导、分级管理的原则。

《机关档案管理规定》规定，机关的全部档案应当集中、统一管理。

档案管理机构

档案管理制度

《中华人民共和国档案法》规定：按照国家规定应当形成档案的机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。制度包括但不限于：

1.档案工作制度

2.档案工作人员岗位责任制

3.档案保管制度

4.档案利用制度

5.档案保密制度

6.收集归档制度

7.档案移交制度

8.档案销毁制度

9.档案统计制度

档案管理单位需根据档案法规，结合自身实际情况，细化落实本单位档案管理的政策和方法，科学高效管理档案，以确保档案真实、完整、可靠、安全。

03｜存

“存”一般表示保存、存在。

档案的“存”，第一有档案，第二档案有价值，第三具备保存条件，三要素齐全才能把档案存好，发挥档案的作用，体现档案工作的价值。

档案价值是指档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。

可以将保存价值可以理解为档案价值。在实际工作中判断档案的价值，可以依据《归档范围和保管期限表》，将各类型的文件材料对应《归档范围和保管期限表》来进行判断相应保存价值，即它的保管期限是永久还是定期。

存在哪？

《中华人民共和国档案法》规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导；中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责收集、整理、保管和提供利用各自分管范围内的档案。

即 档案馆、档案室是档案的保存基地。

怎么存？

档案一般都是单位的文书或业务部门形成，应遵循“谁形成 谁整理 谁归档”的原则，推动档案工作的高效管理。

按照整理规范——移交接收——妥善保管的程序保存。

04｜用

“用”，可以从档案的作用和档案的利用两方面来理解。

档案作用

档案作用可概括为两个基本方面：即凭证作用和参考作用。

1.凭证作用：档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。因此，档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用，它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时，依法判决或仲裁的客观凭证。

2.参考作用：档案对于人们查考历史情况，掌握往来资料，研究相关事物的发展进程等，都具有广泛的参考价值。

档案作用的一般表现：

①机关工作考查依据

②生产建设丰富资料

③科学研究基础和条件

④宣传教育生动教材

档案利用

档案利用是指利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。

（1）提供利用档案原件

①档案阅览服务

②档案外借服务

（2）提供利用档案复制件

①制发档案复制本

②举办档案展览

③印发档案目录

（3）提供利用档案信息加工品

①出具档案证明

②提供档案参考资料

③提供咨询服务

④网上查询

开放档案的利用：单位和个人持有合法证明(身份证、介绍信等)可以利用档案馆已经开放的档案。

未开放档案的利用：应当向档案馆提出申请，按照规定办理有关审批手续，必要时还须经上级档案行政管理部门审查同意，由工作人员代为检索。

利用档案馆未开放档案，利用者应当履行法定保密义务，档案馆可以要求利用者签订保密承诺书。