《丰田一页纸极简思考法》的作者是浅田卓。在丰田公司工作时,作者习得了丰田独家的“一页纸”工作术,并通过自身努力,把“一页纸”工作术的特征、目的、使用方法等用文字描述出来,最终形成一系列关于“一页纸”的书籍。这本《丰田一页纸极简思考法》,是该系列的其中一本。下面,我将分享我读完此书后的感悟。
一、什么是一页纸极简思考法
一页纸极简思考法本质上是“思维整理过程”,即站在对方的角度整理大脑中的信息,制作出为对方着想的资料,目标是降低沟通成本,提高沟通效果。
(一)一页纸极简思考法的特征
1.整体性(一览性),即信息整理在一张纸上(A3或A4纸大小均可),一眼便可看见全部信息及各信息之间的关联性。
2.有框架(逻辑性),即纸上的信息用表格分类整理,各主题的内容清晰易懂。
3.有主题(层次性),即每个框架都有主题,让对方一眼就能知道所有信息的构成。
一页纸极简思考法的特征告诉我们:当在整理思维制作成资料时,要始终牢记这三个特征,有助于让资料从“读懂”向“看懂”升华。
(二)一页纸极简思考法的两种主要模式
1.Excel1模式——整理思维、思路和内容的基础
Excel1模式主要组成因素包括:
1)框架。即制作至少有8个单元格的表格。在实际操作中,可根据需要制作16个单元格、24个单元格、36个单元格……的表格。
2)日期和主题。即在表格首行左边第一格上填写表格的日期和主题。注意:目的不同,主题不同;主题明确了,目的也明确了。
3)关键词。即根据主题,整理出想到的关键词,注意重质不重量。而这一步是整理信息的过程。
4)标记。即根据目的和主题,对所罗列的关键词进行排序或判断,如按照时间顺序、重要程度、难易程度等对关键词进行分析整理。而这一步是整理思考的过程。
在此需注意:使用Excel1模式整理信息的时间最长不超过6分钟。
2.Logic3模式——制作具体文字资料的思路
Logic3模式主要组成因素包括:
1)框架。即制作有4行16格的表格,其中表格第二行的第一、第二单元格合并成一个大的单元格。
2)日期和主题及其他固定标识。这些固定标识包括1P、 Q1?、Q2?、Q3?、箭头及阿拉伯数字等。
3)主题总结。即在填写了“1P”的单元格下面的单元格内用一句话概括总结主题的基本情况。
4)问题罗列。即在填写了Q1?、Q2?、Q3?等单元格上分别罗列出“对方最想知道的问题”。注意:可通过what、how、why来罗列问题;只需选择3个重要问题。
5)答案剖析。即针对Q1、Q2、Q3 3个问题,分别填写这3个问题的答案。注意:每个问题的答案保持在3个以内。
在此需注意:使用Logic3模式整理思路的时间最长不超过10分钟。
二、为什么需要一页纸极简思考法
在日常的工作或生活中,我们都会遇到很想把自己的想法或意见建议清晰、有效地告知他人,但实际上沟通传达的效果却十分不尽人意的情况。追究其原因的话,主要不是我们的沟通表达能力不好,而是我们整理脑海中各种与工作或生活相关的信息时没有思路或思路混乱,导致表达出来的内容或者眉毛胡子一把抓,没有重点,或者东一榔头西一棒槌,没有逻辑层次。而通过把想要表达的信息整理在一页纸上,能让想表达的内容清晰明了、一目了然,同时也能帮助沟通双方节约时间,提高工作效率。此外,人性的弱点导致我们想要太多、想法太多,但因实际能力欠缺而致使迟迟无法立即采取行动,而通过一页纸,能帮助我们理清思路、明确目标、制定计划,为立即采取行动提供动力和助力。总体来说,一页纸极简思考法能帮助我们:
(一)改变视角
从“我想表达什么”到“对方想知道什么”,从“自我”到“对方”,有助于提高沟通效果。
1.要将信息或资料整理成可以向别人解释说明的形式(不是为了自己看),目的是无论在什么时候、在任何场合,都能条理清晰地回答别人的提问。
2.以向别人解释说明为前提进行思维整理,可以使整理信息和思维更有明确的方向性和指向性。
(二)明确目的
明确对信息进行整理的目的,是为了让对方做出符合我们自己心愿的反应或行动,即为了让对方作出我们想要的反应,我们就该往这个方向努力。
1.要明确阅读“一页纸”的对方是谁。针对不同的“对方”,会形成不同的目的。
2.要思考我们希望对方阅读完“一页纸”后有何反应或行动。对对方不同的期许和期待,会让我们采取不同程度的努力。
(三)采取行动
一页纸极简思考法不仅能让我们改变角度、明确目的,还能让我们立即采取行动。当我们不知道从何入手写材料时,只有开始动手写才会有进展和收获。因为当我们开始行动时,行动会推着我们“不懂就去问”“不会就去学”,让我们马上行动起来,而不是什么都不做。
一句话总结:一页纸极简思考法告诉我们,整理信息和思维的技巧在于明确对象和目的后,去写(行动)。
三、怎样使用一页纸极简思考法
怎样使用一页纸极简思考法呢?主要通过使用Excel1模式 和Logic3模式来实现的。在这里需再次明确:Excel1模式和Logic3模式是解决各种问题的一个工具,不仅仅在工作场合上可以使用,在非工作场合也非常适用,是制作资料之前或制作资料遇到障碍时能让我们行动起来的思维整理体系,目的在于将信息有效地传达给对方。
在《丰田一页纸极简思考法》中,作者介绍了许多使用Excel1模式 和Logic3模式的例子。比如,我们可使用Excel1模式制作一天的工作计划、制订一年的工作目标、制作合理的日程安排、记录别人的建议、整理给别人的意见、收集会议发言等。比如我们可以使用Logic3模式制作会议纪要、撰写影视剧或书籍观后感、撰写出差或调研报告、整理讲座内容或由第三方提供的资料内容等。当然我们也可以同时使用Excel1模式 和Logic3模式,比如可以用这两个模式来推进会议进程;在整理报纸和新闻时,可先用Excel1模式罗列个人最感兴趣的新闻热点,再用Logic3模式来整理发言内容;在准备协商或面谈资料时,可先用Excel1模式来罗列面谈对方感兴趣或想知道的问题,用Logic3模式将面谈对方最想知道的3个问题逐一整理出答案。
下面,再举3个例子,看看在实践中如何使用Excel1模式 和Logic3模式。
1.可用Excel 1模式来罗列新年心愿清单
2024年来临了。一年之计在于春,通过Excel 1模式制作一份新年心愿清单吧(具体见表1),接着结合自身实际情况和迫切期许,标注出3个最符合自身实际的心愿。
2.可用Logic3 模式来撰写工作报告
上司要求撰写一份单位员工2023年度阅读情况报告。在这里需习惯性站在对方的角度去思考,即考虑上司可能会问的问题、上司想知道的事情。通过Logic3模式整理报告的思路和结构(具体见表2),再结合整理的内容撰写报告。
3.同时使用Excel 1模式和Logic3 模式
Excel 1模式和logic3 模式不仅可以单独使用,也可以根据实际需要同时使用。比如在整理表2的“Q2?”答案时,可用Excel 1模式来罗列出“单位员工阅读量下降的原因” (具体见表3),然后根据员工实际情况标注出3个重要的原因,再分别填写入表2中Q2?单元格箭头所指示的单元格内。