年薪从4万到40万,虽然由于行业,工作地点等客观原因,这个数字可能参考性不是那么的准确。但是,我们从这两个数字,可以知道一个趋势,也反应了一个职场人成长的不同阶段。职场中,有一个非常有趣的说法,那就是“九段式秘书”。它将一个秘书职位,定义成九个不同的段位。九个段位,分别代表了不同的做事方式和理念。我认为题主的问题,可以与之对应,进而思考自己目前处于什么段位,知道下面该做什么,达到什么段位。
一段秘书:发通知
用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。
这其实就是我们所说的最普通的员工,甚至还处于实习阶段的员工的一般做法。别人让你做什么,你只会照做。这个阶段的员工,一般入职不是很久,多是一些助理和见习职位。比如助理工程师,人事助理,销售实习生等等。对他们的要求,只是将安排的事情听清楚,并且能够按照老员工,或者老板的意图照办,我们就认为满足一个基本职场人的入门要求。
“发通知”阶段的最基本的要求,就是正确理解工作的内容,不会歪曲或者让自己的工作做偏了。不会让你通知下午三点开会,你却通知说两点。
二段秘书:抓落实
二段秘书发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。
这个阶段的员工,已经有一定的结果意识,他们已经知道做任何的工作,必须看到结果。老板给你的一份薪水,不是因为你工作的过程,而是你工作产生的结果,给公司企业带来价值,经济效益,作为你工作有效性的衡量。不以结果为最终评判标准的工作,都是浮于表面,没有真正参考价值的。
落实,其实就是让自己的工作可衡量。而衡量的标准,不仅仅是自己做到满意,觉得做好了,更是让与工作相关的所有干系人对工作作出反馈。
三段秘书:重检查
三段秘书发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
这个阶段的员工,开始具备一定的计划和风险意识。他们在工作中,不仅仅能看到工作的一个点,更能在相对全面的角度去看待自己的工作。他会开始做一些计划,知道任务的完成必须是分阶段跟踪的。不去思考任务进程,不去提早规划,只会蒙头往前冲,必然会导致很多未知的问题发生。
同时,他开始有一定的风险意识,在工作中,我们不可能永远是一帆风顺的,现实中,我们经常会碰到各种各样的问题。做为职场人,必须对你的工作做充分估计,给自己留有时间和精力上的余量,来应对突发的状况和风险。
四段秘书:勤准备
发通知,落实到人,会前通知后,确保各种会议中用到的东西是否准备充分,大到投影电脑设备,小到纸,笔,本子。
四段代表的是,你不仅仅想到领导安排的具体任务,你还会勤于去思考,通过努力去准备一些细节上的东西,使得工作做得更加出色。通过初步思考,联系到任务相关联的细节,可以避免粗心大意,而导致因小失大。你会去尽可能的去多考虑工作的细节,找出一切与工作相关的因素,将每一个因素都尽量准备好,确认好。
五段秘书:细准备
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么? 议程怎么安排,然后给与会者发与这个议题相关的资料,供他们参考。提前的目的是让参会者有备而来,以便大家开会时提高效率。
你的工作就不仅仅是以应付为目的,而是能够让自己站在更加系统的高度去看待整个任务。除了知道工作表面上的任务,你还会去深挖隐含的工作内容,做到举一反三。从与自己工作内容相关的各个角度,去思考问题,并且能够付诸于行动。
善于思考你的工作,提前做好全面的准备,可以保证工作在正式实施的过程中,效率更高。
六段秘书:做记录
在会议过程中详细做好会议记录。工作的过程中,要分阶段的做好整理,做好记录。好记性不如烂笔头,做好记录,对于我们的工作来说就是做好文档,并且管理好文档。通过做文档的过程,对工作的内容进行梳理,让自己的思路更加的清晰。
文档做好了,也有利于同事之间,部门之间,甚至是与外界沟通的有效性。大家不用通过一个一个的会议,不停的沟通,达成共识。而是可以在沟通之前,大家先认真思考好自己的任务,写好文档。在合作的过程中,通过分享各自的文档,来获得更全面的认识。同时,也可以提出从自己的角度出发,看到的新的问题。
做好记录,管理好文档,也可以避免在项目的过程中,做到良好的追溯。大家可以通过查找以前的记录和文档,帮助自己做好现有的工作。经验的积累不仅仅是依赖于每个人自己的经历,也可以通过查找过往的记录,知识经验总结来得到提高。
通过以前的文档和记录,也可以做到随时跟踪自己的工作完成情况。同时也确保部门之间,合作之间发生争执的时候,将精力过份浪费在对以前的回忆之上。
七段秘书:发记录
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理会议内容没有问题后,是否发给参加会议的人员,或者其他人员,要求他们按照执行。发记录的过程,也是对任务进一步梳理的过程,不然记录了,但是仅仅建立在自己的理解上,那么必然是无法让其得到真正的贯彻实施。
通过发记录,可以确保每个人真正知道自己的责任和任务。发记录也是一种使得每个人作出承诺的过程,只有让每个人作出真正的承诺,才能让执行的过程无阻碍,执行之后无异议。发记录还可以让每个人了解其他人的工作,做到任务透明,给互相合作提供基础。
发记录,同时让上级知道每个人的责任。一方面,是可以争取到上级的支持。另一方面,也是通过借助上级的权威,通过这种方式,让每个人得到有效的管理和监督。
八段秘书:定责任
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,以纪要为执行文件,监督,检查执行人的过程结果和最终结果,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。
企业内,针对每一个员工,做到权责明确是确保工作能够顺利开展的重要标准。当每个人对自己的任务不清楚,责任不清晰,就容易导致互相推诿,甚至将精力浪费在无谓的争吵之上。责任定清楚,尽量确保任务的透明化,让每个人都能有责任意识。通过跟踪每个人的工作,让所有成员做到心中有数。比如:
1,每个人应该做什么工作?
2,工作应该做得多好?有什么衡量的标准?
3,什么时候应该完成这些工作?是否有所延误,是否要做调整,是否应该做相应的调整。
他不仅仅能够管理好横向的每个同事的绩效,也能够积极的做向上管理。他会去跟自己的上司进行主动有效沟通,确保自己上级随时了解自己工作的状态。同时,通过积极向上管理,去管理好上司的需求,也同时善于利用上级的力量,来帮助自己更好的完成工作。
九段秘书:做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,复制优秀团队,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系!
流程是以前良好经验的总结,它能确保工作做到有据可依。通过流程,也能更好的让每个人的责任得以明确。做事按流程,可以使得各个职能部门做到真正的“各司其职”,分工细化,有利于提高各自的效率。
按照流程,工作任务的完成,才不会陷入“因人而异”的问题。书面化流程,工作中严格按照流程开展工作,确定责任人并且定期进行评估。通过这样的方式,从流程到好的结果,好的绩效。再通过结果进行反馈,不断的完善和提高流程的可执行性,使得整个工作形成良性循环。
流程的实质就是通过精细化的管理,提高工作任务的受控程度,进而提高和优化工作效率。流程中的各个节点和阶段都是由相应的团队成员负责,制定流程,也可以极大提高每位成员工作的可控性,从而使得每个团队成员的能力得到提高。
小结:年薪从4万提升到40万,反应出来的只是工资数字上的提升。但是,从深层次的分析来看,实际上员工能力和认识的提升。九段式秘书,看似只是对不同段位秘书工作的描述,实际上,我们可以将其扩展到我们各个行业的工作。当我们能够通过不断的思考与提高,让自己的工作段位不断得到相应提升,那么我们的薪水,或是相应物质回报,自然会水涨船高。