中国的官场上,办公室是距离权力最近的一个部门,是行政指令下发执行的枢纽,同时也为领导提供决策支持。电视剧《人民的名义》中所说的“秘书帮”就是指从办公室出去的官员自发形成的政治团体,中央纪委查处的腐败窝案中很多官员等都担任过秘书职务,同样被称为“秘书帮”。
国务院是中国最高的政务机关,国务院的秘书系统就是中国政务秘书的最高系统。从行政序列来看,国务院办公厅是部级单位,依此类推,省政府办公厅是厅级单位,地市级办公室是处级单位,县级政府办公室是科级单位,乡镇级政府办公室则是股级单位。
一般的副省部级单位,包括个别省会城市和计划单列市,同样设置办公厅,政府的秘书长行政级别为正厅级。而同属省会级城市如果不是副部级,只能像地级市城市一样设置办公室。办公厅下通常设置秘书处、综合处、研究室之类,称为“处、室”,而办公室下则只能叫做秘书科、综合科、研究室等,统称“科、室”。
到了乡镇一级的办公室内,基本不再另设专门机构,而且没有分设党委办公室、政府办公室,统一设为党政办公室。在具体分工上,基本上办公室主任大包大揽,偶尔遇到分“组”现象,如秘书组、保障组、信息组。基层人员常常要顶好几个岗位的工作,一个人要包揽收发文件、保管印章、起草公文、安排会议、接待来访、处理电话等多项工作,因此通常又将这类一专多能的工作人员称为“万金油”,这也是乡镇办公室人员的一人多岗的特色。
将办公室归属秘书机构大致有三种情况:
一是“属于秘书职能的具体事务+办公室”,如金融办公室,金融访工作属于秘书工作范畴,因此属于秘书部门。
二是“职务+办公室”。总理办公室、部长办公室,是专为总理和部长提供服务的部门,属于秘书机构。
三是“机构名称+办公室”。如“省人民政府驻京办公室”,是省政府派出到首都的专门办事机构,其职能严格控制在秘书的“办文办会办事”的范畴之内,承担着省级领导来京接待,联系中央部委等职责。
部分机构虽也冠以“办公室”之名,却是政府的直属职能部门。如国务院港澳事务办公室,主要职责是代表国务院处理港澳事务,制定对港对澳政策,属于职能部门,不是综合性办事机构。港澳办公室下设秘书行政司,是由秘书处、文电处、财务处、行政处、信息中心和综合处构成的秘书机构,相当于国务院下属的一个部委。
办公厅(室)是秘书和助理、科员、办事员等人员集中工作的场所,也是秘书人员“书”、“办”、“谋”、“管”四大职能的复合体现场所。
一是书,文字工作。秘书处负责协助政府领导组织起草公文、接收公文,审核以政府或政府办公厅名义发布的公文;
二是办,办好文件。负责文电传送的秘书处对下面呈来的请示报告等文件提出拟办意见,报请政府领导审批,同时承办政府相关文件,完成领导交办的其他事项;
三是谋,出谋划策。有一个科室专门负责调查研究重大事项,撰写调研报告,为领导决策提供政策法规和可行性依据;
四是管,管理服务。管理好机关行政后勤、党务人事,基建设施,安排领导外出行程。
办公厅的一把手通常是秘书长或者办公厅主任,他们既是行政部门主要领导的助手,协助主要领导工作,同时又是办公厅的主管,主持办公厅工作,因此人们常说秘书长处于“兵头将尾”的位置。
办公厅(室)一般都设主任一职,这个职位通常都由秘书长或副秘书长兼任;但也有的办公厅不设主任,而由秘书长直接领导,如国务院办公厅就是如此。
国务院的部、委、办和省、市人民政府均设办公厅主任一职,协助政府秘书长领导办公厅。秘书长仅在地市级及以上的政府机构内设置,县级及以下政府的办公室只设办公室主任。值得一提的是,省部级领导才有专职秘书,其他市县领导一般俗称“联络员”。