如何规范使用公文版头(纯干货)

公文写作之道

2019-08-02 20:56教育领域爱好者
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公文版头有点像人的脸面,它虽然不像正文那么重要,但它是公文必不可少的“门面”,体现了公文的严肃性、规范性和统一性。是公文写作中不能忽视的重要因素。

公文版头中编排总的要求是规范、统一、庄重、美观、得体。

根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)的规定,版头包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、分隔线等七个基本要素。它有哪些规范要求呢?哪些方面容易出差错呢?

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一、版头

易错点:版头超出版心;版头未撑满版心。公文的版头超出版心或未撑满版心,都不合要求。

规范要求:《格式》要求,公文用纸为A4型纸,幅面尺寸为210mm×297mm,纸张上白边为37mm±1mm,左白边为28mm±1mm,版心为156mm×225mm。公文的所有格式要素(页码除外)都应当按照标准编排在版心内。

二、份号

易错点:涉密公文没有份号;份号未编虚位;字体和编排位置错误。

规范要求:应当对有密级的公文标注份号,以便根据分发情况做好登记工作。直接用阿拉伯数字“1”“2”“3”等标注。按规定,份号一般用6位阿拉伯数字编排,数字前用“0”编虚位,如“000001”。份号应当用3号字顶格编排在公文首页版心左上角第一行;应当使用黑体字标注。

三、密级和保密期限

易错点:未规范使用密级用语;字体和编排位置错误;保密期限错用汉字数字标注。

规范要求:根据公文的涉密程度,应当用“绝密”“机密”“秘密”标注密级。用仿宋体字标注,编排在版心右上角等。密级一般用3号黑体字顶格标注在公文首页版心左上角第二行。保密期限中的数字应当用阿拉伯数字;根据《格式》给出的图例,密级与保密期限之间应当用“”隔开。

四、紧急程度

易错点:未规范使用紧急程度用语,而直接用“紧急”进行标注;字体和编排位置错误;用仿宋体字标注,编排在版心右上角等。

规范要求:根据公文的紧急程度,紧急公文应当用“特急”“加急”标注,电报应当用“特提”“特急”“加急”“平急”标注。紧急程度应当用3号黑体字顶格编排在公文首页版心左上角;如果该公文是涉密公文,则应当按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

五、发文机关标识

易错点:发文机关标志的编排位置不符合规范要求;发文机关标志标注错误;联合行文的公文发文机关标志编排不美观,各机关名称排列长度不一致。

规范要求:发文机关标志上边缘距离版心上边缘为35mm,那么,发文机关标志上边缘距离纸张上边缘应为35mm+37mm±1mm=72mm±1mm。同时,发文机关标志左右不能超出版心,最大宽度为156mm。发文机关标志有两种形式,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,一种是直接使用发文机关全称或规范化简称。因此,发文机关全称加文种“通知”或“请示”等的发文机关标识法是不规范的。联合行文时,应当通过调整字距的方式使各发文机关的名称长短一致、两端对齐;如果要标注“文件”二字,应当以联署发文机关名称为准上下居中排布在其右侧。

六、发文字号

易错点:发文字号编排位置不规范,如距离发文机关标志或分隔线过远或过近,上行文的发文字号未居左而是居中排布等;发文字号标注错误。如公文其发文字号中的年份用汉字数字标注,用方括号“[ ]”括起来,发文顺序号中编入虚位,如“XXXX[二0一九]03号”

规范要求:发文字号一般应当编排在发文机关标志下空两行居中位置,距离分隔线4mm。上行文由于需在发文机关标志下空两行居右空一字的位置标注签发人,因此其发文字号应当居左空一字编排,并与最后一个签发人姓名处于同一行。发文字号中的年份和发文顺序号应当用阿拉伯数字标注;年份用全称,并用六角括号“〔 〕”括起来;发文顺序号从“1”开始依次编排,不编虚位,比如“×××〔2019〕3号”。

七、签发人

易错点:“签发人”三字和签发人姓名的字体错误,当有多个签发人时,签发人姓名之间错用顿号隔开,或者上下两排签发人姓名排列不整齐;编排位置错误。

规范要求:“签发人”应当用3号仿宋体字,签发人姓名应当用3号楷体字,两者之间用全角冒号隔开。当有多个签发人时,签发人姓名之间不用顿号而用空格分开;一般每行排两个姓名,回行时应当与上一行第一个签发人的姓名对齐。为了使签发人姓名对应整齐,可以根据情况,对两个字的人名采用中间空一字的方法,使其与三个字的人名对齐。签发人姓名应当居右空一字编排,而一些单位的公文其签发人姓名居右顶格编排。

八、分隔线

易错点:分隔线过长或过短,即超过或短于版心宽度;分隔线过粗或过细,与发文机关标志或发文字号不协调。

规范要求:分隔线应当与版心等宽,即长度为156mm。分隔线的粗细应根据发文机关标志和发文字号的大小酌情进行调整,以使整个版面美观、大方。分隔线的高度以0.35mm~0.5mm为宜。

以上七个方面务必学会,基础的知识还是该理解记忆,一定要按规范执行。

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