HR必会的人力资源的基础--岗位分析!

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发布时间: 18-04-2310:03

在工作中,HR经常能够遇到一些让自己很困惑的问题:为什么有人工作量很大,做也做不完?为什么有人没活干,可整天喝茶看报纸? 为什么会有人工作相互重叠,有功劳大家抢,有责任没人担? 为什么会有工作没人去做,贻误战机? 为什么自己招聘来的员工,也会对他“恨铁不成钢? 为什么不能完成客观的绩效考核,“勤”无奖,“懒”无罚呢?一大堆工作上的不公平,让HR觉得非常的无力!

HR仔细考虑下为什么会产生这些问题的呢?原因不外乎下面几个:我们并不了解每个人的工作量是多少? 我们并不了解到底需要多少员工? 我们并不了解如何有效地考核员工的工作?我们并不了解如何有效地了解每个人的真正作用? 我们并不了解员工的自我设计的职业生涯? 我们并不了解员工到底需要什么?

怎么解决这些问题呢?进行岗位分析。岗位分析是人力资源管理最基本的工作之一,它是通过一系列科学的方法系统地收集与分析和职位有关的各种信息来确定每一职位应承担的任务与责任,岗位分析的结果就是形成职位说明书与职位规范(要求细则)。 企业人力资源管理中的各项职能彼此衔接,相互影响,构成一个有机整体,人力资源规划、招聘配置、培训开发、绩效管理、薪酬福利管理和员工关系管理都需要以岗位分析和评价为基础。岗位分析人力资源相关职能的关系如下所示。

岗位分析是人力资源管理工作的核心和基础

岗位分析包括四个方面的内容:1关于职位方面的(工作说明): 2分析职位性质、职位内容、职位所规定的责任、完成该职位的工作所需要的知识水平和技术能力,以及工作条件和环境说明; 3关于员工方面的(工作规范): 4对从事该项职位工作的员工的素质、技术水平、独立完成工作的能力,以及在工作中的自主权程度等说明。

岗位分析中的还设计一些术语:

工作要素:工作中不能再继续分解的最小动作单位。

任务:为达到某一明确目的所从事的一系列活动。

职责:组织要求的在特定岗位上需要完成的任务。

职权:依法赋予的完成特定任务所需要的权力。

职位:即岗位。是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。

工作簇(职系):由两个或两个以上有相似特点的工作组成。

职业:由不同时间内不同组织中的相似工作组成。

职组:工作性质相近的若干职系综合而成为职组。

职级:工作内容、难易程度、责任大小、所需资格 皆很相似的职位。

职等:工作性质不同或主要职位不同,但其困难程 度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等。

岗位分析的流程如下:

岗位分析流程

根据流程首先进行信息收集,先请熟悉公司运作的2到3位人员介绍公司主要流程(核心业务流程和主要的支持流程)和各部门定位、职能等,然后开始收集现有各部门的资料,包括现有部门职责、职位设置及人员编制、各职位职责及任职资格等 l基本信息:包括职位名称、职位编号、所属部门、职位等级、制定日期等; l工作活动和工作程序:包括工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等; l工作环境:工作场所、工作环境的危险、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等 l任职资格:年龄要求、学历要求、能力要求、工作经验要求、性格要求等。

岗位分析资料收集矩阵

信息收集的常用方法有观察法、 访谈法、工作日志法、典型事例法等。以下结合实例给予介绍:

1、观察法:作为参与式观察者或旁观者 l在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时,直接观察是一种特别有用的方法;像门卫、流水线上的工人和会计所做的工作; 主要研究工作的外显特征,如工作负荷、工作环境、工作关系等方面; 也可以用来证实其他渠道所提供的信息; 初步了解工作的基本情况;

2、访谈法是应用较为容易和较有成效的方法,访谈法的典型提问方式:1、你所做的是一种什么样的工作?2、你所在职位的主要职责工作是什么?你用如何做的呢?3、你的工作环境与别人的有什么不同呢?4、做这项工作所需要的教育程度、工作经历、技能时怎样的呢?他要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证?5、你都参与些什么活动?6、你的责任是什么?你工作绩效的标准有哪些?7、工作对身体的要求是怎样的?工作对情绪和脑力的要求是怎样的?8、工作对安全和健康的影响如何?

3、问卷法是一种快速、高效的信息收集方法,但设计问卷并进行测量 ,典型例子如下(管理类): 1、工作中的决策程度 ;2、与人交往 ;3、在教育、经验和性格方面需求 ;4、在体力、精神努力和职位压力方面的需求 ;5、工作的保密程度;6、特殊的沟通技能 ;7、特殊的资格,列出履行职责需要的清单 ;8、制定决策内容,包括决定和控制公司的政策和法律;判断失误的影响;回顾你决策的程度;9、什么是最重要的职责 ;10、监督什么职位和监督多少职位;11、监督的多样化和复杂化程度;12、工作执行的描述,包括依据标准政策、方法、程序、原理、创造性思维、惯例等;13、判断,包括确定目标、对信息的评价、判断的多样化、判断的影响和重要性 ;14、决策,包括理由、决定;15、困难和复杂程度;16、正确和失误的影响类型;17、准确,运用技术的准确性:技术的类型、需求程度、典型问题、正规的程序、预防失误;18、错误的影响,错误的类型、错误的偶然性、纠正错误的成本、错误的影响范围;19、对外工作关系,接触人的类型、接触目的、频繁程度、接触方式(电话)、影响人的技能和老练、占工作的比例;20、内部工作关系.

4、工作日志法适用于短期内可掌握工作,不适用于需进行大量训练或危险的工作。如:

工作日志

5、典型事例法可揭示工作的动态性,具体内容。典型例子如下(总经理办公室):1、总结总经理办公室的工作 ;2、将业务动向中对公司其他部门有重大关系者向上级管理机构报告;3、在指定范围内,协调本部门的活动 ;4、在指定范围内,协调本部门与其他部门的活动 ;5、在诸如企业服务等问题上,与专家、技术顾问以及外界组织进行商谈;6、代表公司参加委员会、专门小组会议.

以上各种岗位分析方法的优缺点,请参考下表:

各种岗位分析方法的优缺点

通过岗位分析我们将获得:1 工作描述,对特定的职位列举出其责任、义务、上下级关系、工作环境、工作条件的分析过程。2 职位说明书, 对特定的职位列举出胜任这一职位的人应该满足的要求,包括教育水平、技能、个性等等。3、3制定执行标准, 职位规范,明确必备的任职资格和理想的任职资格。4 报酬因素,职位技能、教育水平、安全隐患、责任大小,职位评分依据。5 工作簇 —— 工作分类

有了以上关于信息,将利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。 为制定考核程序及方法提供依据,以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。 辨明影响工作效率的主要因素,以及时采取有效措施,将效率提升至最高。 为改进工作方法积累必要的资料,为组织的变革提供依据。

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