企业管理之会议管理制度

萝卜树

发布时间:17-05-1613:05

第一章 总 则

第一条 为规范会议程序,提高公司总体决策管理能力和办事效率,更好地协

调工作,研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法,预防和纠正工作中存在的问题,顺利完成公司预算考核目标,并保证公司各项管理工作规范、高效、有序,特制定本制度。

第二条 公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想,基于公司颁发的各项管理制度和规定,采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。

第三条 参会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到:不该说的不说,不该问的的不问,关注会议议题及与自身相关事务相连接。并严格遵守执行会议的各项决定。

第四条 会议按类别、内容不同由相关部门组织,并做好会议管理。

第五条 本制度适用于公司所有部门。

第二章 会议类别

第六条 本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、中层管理会议、营销中心内部管理会议、专题会议、部门日常管理例会和分享会议等。

第七条 专题会议指公司经营管理、营销战略、市场管理、财务成本专题、预算管理等会议。

第三章 会议的组织管理

第一节 总经理办公会

第八条 总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标;对公司经营中的重大事项进行分析、研究、决策,特别就营销、财务和产品质量等问题进行工作部署,明确采购、销售等关键环节的指导意见;讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。

第九条 总经理办公会议原则上每月(第三周周末三点)召开一次。特殊情况可临时召开。

第十条 总经理办公会议由公司总经理主持,公司副总经理级以上管理经营班子成员参加,参加会议的人员应积极发言、明确表态。

总经理办公会研究讨论专题问题时,如有必要可通知相关部门责任人列席。

第十一条 总经理办公会由公司总经办通知、记录和整理纪要。

第二节 中层管理会议

第十二条 中层管理会议是公司围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实公司管理理念、思想、重大决策、决定。通报公司经营中的营销、市场、财务管理和发展情况,总结工作情况,表扬先进、批评落后,统一思想、明确责任。激发中层管理的工作积极性,提高凝聚力、战斗力和工作效率。

第十三条 参加人员原则上为公司各部门主管级及以上。

第十四条 公司中层管理会议的组织部门由公司总助通知、记录和整理纪要。

第三节 财务分析会议

第十五条财务分析会议是公司对月(季)度生产、经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各部门有关上月工作汇报和总结,由会议主持人对此作出明确的评价,针对存在的问题分析原因,指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员,提出解决办法,分析、研究和落实改进方案,明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。

第十六条财务分析会议原则上每月的第三个周末召开,特殊情况可临时召开。

第十七条 召开财务分析会议由公司总经理批准,财务负责人主持,参加人员原则上为公司各部门主管及以上。

第十八条 公司财务分析会议的组织部门由公司财务部通知、记录和整理纪要。

第五节 营销中心内部管理会议

第十九条 市场营销例会制度

1、营销会议例会每周一次,由营销副总主持,销售部组长级全体人员参加。每周市场营销例会主要包括:

(1)传达每周公司例会精神、总经理工作指示、公司营销经营信息;

(2)检查销售指标完成情况,评估上周活动成效,分析市场拓展情况;

(3)每位销售总监(部长)汇报上周工作,做销售访问和接近潜在客户的情况,提出工作中的问题;

(4)分析客户的需求,研究新的组合产品;

(5)分析、协调、帮助解决销售人员工作中的问题和困难;

(6)讨论大型促销活动安排和营销战略方案;

(7)营销副总指示下周销售工作重点和任务指标。

2、每日销售例会制度

为提高销售部的工作效率,加强销售工作的动态控制,营销中心须坚持每日例会制度,由销售(部长/主管)负责主持。

(1)、每日召开一次销售例会,时间安排由部门根据实际需要定,一般有每日早会(8:20-8:40)、每日晚例会(18:10-18:30)。

(2)、每日晚例会,汇报当日工作、反馈市场信息、客户意见并就当日所遇问题及时向负责人请示,部门能够解决的问题,应及时解决,不能解决的问题,向营销中心请示,尽量在24小时之内解决。

(3)、和同事一起分享销售的经验,分析不足,共同提高出访质量和效率。

(4)汇报当日完成工作指标状况。

第二十条 公司营销中心内部管理会议原则上定于(周一、周五)下班后召开。

第二十一条营销中心内部管理会议具体由公司营销中心通知、记录和整理纪要。

第六节 专题会议

第二十二条 公司专题会议是研究批准相关部门提出的市场、销售、预算项目的实施方案;分析、研究近期经营管理、成本管理、销售管理、营销战略、预算管理等方面存在的突出问题,提出解决办法,明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。

第二十三条 公司有关市场、销售、预算项目等方面的专题会议每月至少召开一次。

第二十四条 专题会议由分管的副总经理(总助)主持,公司各职能部门的相关负责人参加。

第二十五条 专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要,办公室协调安排会议室。

第二十六条 实施细则及要求:

1)提案人提出召开专题会议应该注意:

A、明确召开专题会议目的,及时与总经办沟通;

B、提出需要解决的问题和解决方案;

C、说明需要有关部门配合借助的资源。

D、说明工作进程,具体时间。

2)会议准备工作:包括会议地址、电脑、投影仪、摄像机、会议记录本等,要及时完备,保证会议按时召开。

3)提案人不按流程要求进行,总经办不予办理安排会议。

4)相关的处罚规定:

A、专题会议后,指定记录人员没有及时整理专题会议记录,填写任务表,罚款50元。

B、专题会议结束后1个工作日内,由营销中心助理将此方面的内容整理成《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行,同时报送总经办备案。没有把任务下达表反馈给提案人和其他相关责任人的的罚款100元。(如专题会为下午的,因在第二天下班前发出,遇公司假日顺延至上班时间)。

C、没有进行任务确认,责任人未签字的罚款20元。

D、营销中心跟踪不到位的,不及时提醒罚款20元。

F、在专题会议执行中,发现责任人没有执行,罚款100元,并且根据造成的后果严重程度继续追加罚款。

G、营销助理没有将任务完成追踪结果反馈给总经理和提案人的,一次处罚100元,造成连带责任的加倍处罚。

第七节 部门日常管理例会

第二十七条 公司所有部门负责人必须有效地召开部门日常管理例会,并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。公司人力资源部负责对各部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。

第二十八条 部门日常管理例会至少涵盖如下内容:传达贯彻公司会议、文件及负责人指示精神;了解本部门及下属本期工作完成情况,总结存在的问题,提出相应的处理意见;制订下期工作计划,纠正不正确的工作方法和工作行为;利用科学的分析方法进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题,确定改进办法,制订有效的预防措施;分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施;以恰当的形式开展批评和自我批评,融洽成员之间的关系,营造团结进取的氛围;安排专题培训等。

第二十九条 部门日常管理例会原则上每周召开一次,由部门负责人主持,必要时邀请分管负责人参加。

第三十条 公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录,保存期为1年。

第三章 管理和服务

第一节 会议的组织

第三十一条 会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录等。

第三十二条 会议通知

(一)会议需提前通知,一般会议应提前半个工作日以电话或其他方式通知,大型会议需至少提前2个工作日下发正式书面通知。

(二)会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。

第三十三条 会议的准备

(一)做好会议通知。确保应到人员按时参会。

(二)做好会场的落实和安排,包括会场环境的布置和设施检查及服务。

(三)做好参会人员的引导和组织。

第二节 会议室的管理与服务

第三十四条 公司会议室由公司行政人事部门负责管理。

第三十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第三十六条 会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束,会后30分钟会场清洁工作结束,特殊情况根据实际情况另行安排。

第三十七条 公司各部门召开会议需要借用其他部门管理的办公室的,由会议主办部门提前2小时与该主管联系安排。使用时,务必保持环境整洁和设施安全。

第三十八条会议室重要会议的服务,由行政人事部根据实际情况安排。其他日常及业务会议由会议组织部门自行安排。

第四章 会议资料管理

第一节 会议纪要的整理与印发

第三十九条 会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。

(一)总经理办公会议、中层管理会议、财务分析会、营销、经营分析会议等整理会议纪要,会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。

(二)专题会议根据安排整理会议纪要。

(三)其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。

第四十条 会议纪要的签发

总经理办公会议、中层管理会议、财务分析会议等结束后,由会议记录指定人(总助)及时整理会议纪要,报公司总经理审核、签发后印发。其他会议纪要由会议组织部门及时整理,报分管负责人审核签发后印发。

会议纪要的发放范围是参加会议的负责人和有关的部门。

第四十一条 会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成,特殊情况除外;若会议纪要决定、事项涉及保密内容,应派人直接送达签收。

第二节 会议纪要的格式

第四十二条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作,主要包含以下基本要点:

(一)文本全部使用A4型纸。

(二)文头用“河北丰诺信息技术有限公司(河北顺诺商贸有限公司)某某会议纪要(可分两行排列)”的指定标题,用小一号宋体套黑字,正文部分用四号仿宋体非套黑字。

(三)如需要标识秘密等级或紧急程度,以三号黑字体顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如两类标识需要同时标识,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

(四)发文字号由年份和序号组成,在发文机构标识下空2行,用小四号宋体非套黑字,居中排版,年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,如〔2017〕1号。

(五)成文时间用汉字将年、月、日标全,“零”写作“○”。

(六)会议纪要需有“抄报”或“发”,左空两格用3号宋体字标识“抄报”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关标句号。

第三节 会议资料的存档

第四十三条 各类会议资料必须存档。总经理办公会议、中层管理会议、财务分析会和公司级专题等会议资料由人事行政部负责按季度分类分次存档。其他会议资料由各承办部门自行存档。

第四十四条 公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第五章 会议精神的督办

第四十五条 公司办公室负责对总经理办公会议、中层管理会议、财务分析会及有关专题会议的重大决定事项进行督办。

第四十六条 对会议的决议和明确的内容,责任部门和人员必须认真履行,按照会议要求的时间完成,相关部门、人员予以支持、配合。

第四十七条 公司办公室负责对会议决定事项进行分类整理,按照会议要求的时间以《督办提示函》和《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办,并定期整理《督办报告》向公司负责人汇报。

第六章 会议纪律和要求

第四十八条 会议开始前必须由本人签到,如不能到会应向会议主持人履行请假手续。

第四十九条 不允许迟到、早退,中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

第五十条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置,如遇紧急事情应到会场外接听。

第五十一条 会议发言要言简意赅,按照规定时间发言。

第五十二条 会议务求精简高效,严肃认真,若无特殊情况,会议时间应控制在70分钟内。各级会议主持人应主动接受监督。

第五十三条 会议期间与会人员注意倾听他人发言,积极参与讨论,充分尊重他人,不提倡对某一问题无休止地争论。

第五十四条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第七章 附则

第五十五条 规定的会议,月度(含)级以上的会议,不能准时召开的按照200一次处罚。周会议不能准时召开的按照100元一次处罚。

第五十六条 特殊情况不能准时召开的须请示经批准后择日召开,不记处罚。

第五十七条 以上所列各项会议记录,均需在会议结束后24小时内整理完成并传达到相关责任人,同时报备总经办。如若在24小时未传达到位者按30元/次,会议负责人负连带责任20元/次。

第五十八条本制度自下发之日起执行。

第五十九条 本制度解释权归公司人力资源部。

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