前面关于“以终为始”原则的文章发布了通过与作者对话，以及提问的方式，得到了不少朋友的反馈，觉得这种方式读书，能比自己之前阅读深了很多，希望能继续看到后续使用这种方式阅读的七个习惯的文章。这篇文章还是从整体上做个梳理，方便大家做深入的阅读。
关于要事第一——自我管理的原则。相信对很多人都不陌生，这个原则被很多时间管理的课程，以及企业管理的培训课程，奉为经典，以至于作者还专门写了一本《要事第一》的书籍。
在这一章内容里面，作者仍然沿用了撰写上一章的方法，核心回答读者关注的两个问题：
第一，解决读者的意愿问题，回答为什么我们要学习、使用第四代时间管理来进行自我管理。
第二，解决读者的行动问题，回答第四代时间管理的标准（定义）、步骤、优点以及具体该如何使用？作者以办公室的一天作为例子，详细说明了使用方法。
围绕意愿的问题，首先需要解决的是当下大家未曾觉察到的问题，就是缺乏独立的意志，无论是工作还是生活中，都是被琐碎的事情牵着鼻子走，而且还不敢说不做这些事情。想想在工作中，是否有一些活，看起来非常琐碎，但是因为是领导临时给安排的，你不得不做？
进而，作者又带着我们一起回顾了整个时间管理发展的历程，前面的三代时间管理，都各有优缺点，当下大家使用比较多的时间管理，虽然解决了不少时间浪费问题，但也存在让人们越来越焦虑的问题，因此，第四代时间管理呼之欲出，否则大家都要被第三代时间管理折磨死了。
回答完意愿的问题，紧接着作者重点讲了行动的问题。相信你也跟我一样，更关心这个东西咋用，看到大家说有用，就希望能赶紧用上。
不要着急，心急吃不了热豆腐，作者并没有上来就讲这个原则的具体使用方法，而是先讲了第四代时间管理方法的六个标准，也就是让我们知道第四代时间管理是从哪些维度来定义的，具体到自我管理，可以围绕四个步骤来使用。
第四代时间管理要真正运用好，核心需要懂得授权，这对于很多人来说也很难，我们总习惯事事亲力亲为，总担心交给别人做，别人做不好，从而让自己陷入在一堆琐事里面。所以作者在这里重点讲了指令型的授权和责任型的授权，很多时候之所以交给别人没做好，就是因为我们下了太多的指令，而没懂得通过责任型授权去拿结果。
最后，为了让我们懂得如何使用“要事第一”原则的时间管理方法，作者举了一个具体的例子，通过办公室的一天，告诉我们具体该怎么用。
“要事第一”的原则主要围绕以下几个方面展开：
1、为什么我们要使用“要事第一”的第四代时间管理？
2、做好个人时间管理的先决条件是什么？
3、第四代时间管理的标准有哪些？
4、要做到要事第一的时间管理，核心需要做好哪些工作？
5、如何运用要事第一做时间管理？从安排自己一天的时间开始。
01
为什么要使用要事第一的第四代时间管理？
之所以要使用要事第一的第四代时间管理，核心的原因就是当前大家所使用的时间管理存在比较大的问题。
有关时间管理的研究由来已久，就像人类社会从农业革命演进到工业革命，再到信息革命一样，时间管理的理论可以分为四代。
第一代的时间管理理论着重利用便条与备忘录，在繁忙的工作中调配自己的时间与精力。最初大家为了避免遗忘，在备忘录或便条上把事情一件件记录下来，提醒自己完成。
采取的方式就是把最近要做的事情逐条列出来，并不强调顺序，每做完一件事，就在后面打个勾，现在还有很多人喜欢用便条的方式来提醒自己做事，会把最近要做的事写在便条上，然后贴在办公桌前，来提醒自己。
这种方法最大的好处就是让事情变得可视化，贴在显眼的地方，随时可以看到，不用担心会忘记，但是，使用备忘录和便条的弊端是没有考虑事情的轻重缓急和优先级，也没有考虑是否符合自己的长期目标，做了很多事情，每天看似非常忙碌，其实做事效率比较低，效果可能也不太好。
这种方法适合处理日常工作和生活中容易忘记的琐事，比如提醒自己开会，提醒自己要还信用卡等。
第二代时间管理理论强调用行事历与日程表，反映出时间管理已经开始注意到规划未来的重要。这也是解决第一代时间管理存在的问题，在使用第二代时间管理时会规划下周要做什么事，下个月要做什么事，三个月后要做什么事，并把最近要做的事与未来要做的事联系起来，按照完成时间的先后顺序，编写在日程表里面，然后按照日程表一件件地去完成。
这种方法当前也有很多人在使用，我身边有不少同事和朋友就在使用这种时间管理方式，在他们的电脑桌面，以及桌面的台历上会看到写了很多待办事项，比如哪一天需要开什么会议，哪一天需要提交什么报告，哪一天需要会见客户等。
这种使用台历或日程表的做法，既沿用了便条把事情可视化的优点，又把近期、中期、远期的事情合理规划，做事情的计划性和效率明显提高，但是按照完成时间的先后顺序做事，还是没有考虑事情的轻重缓急和优先级，没有考虑外界环境变化的时候该如何应对和调整计划。
事情的轻重缓急和优先级在第三代时间管理中得到了解决。
第三代时间管理讲求优先顺序的观念，也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订立实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取更高的效率。
第三代时间管理方法有它的可取之处，但有少人觉得，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外惊喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理方法，改为使用第一代和第二代的时间管理方法，以此来维护自己生活的品质。
第四代时间管理理论，与前面三代的理论都不同，它从根本上否定“时间管理”这个概念，认为关键不是时间管理，而是个人管理，把重心放在维持自己产出和产能的平衡上。
时间管理，重点是解决如何在有限的时间内做更多的事情，如何提高做事情的效率，但是我们做事情越多，就会感觉越忙碌，越发缺少幸福感。
而个人管理，重点关注每件事情背后的需求是什么，每件事都是为了满足个人的需求，要么是满足自己的需求，要么是满足别人的需求，所以我们应该把时间精力放在关注人的需求上，而不是关注事情本身，否则就会本末倒置。
要满足个人的长期需求，可以关注时间管理矩阵第二象限的重要不紧急的事项，包括身体健康、提高能力、维系关系等，所以第四代时间管理强调的是让第二类事项真正成为生活中心。
这些就是要事，首先安排时间做这些事项，其他事情尽可能少做或者不做，就是要事第一。
相比之前的三代时间管理方法，第四代的时间管理优点体现在以下几个方面：
第一，它是以原则为基础，切实地创造出一个核心模式，让你能够在一个更大的范围内分配自己的时间，看清楚什么是真正重要且有效。
第二，它来自你内心良知的指导，让你有机会更好地安排自己的生活，并且最大限度地同你既定的价值观保持一致。
第三，这种方法确认了你的个人使命，包括你的价值观和长期目标，这样你每一天都会有明确的目标和方向。
第四，这种方法帮助你明确了自己的角色，平衡你生活中的各个方面，每个星期为每个关键角色确立要达到的目标，并做出具体的日常安排。
第五，这种方法以一个星期为单位来计划你的生活，让你拥有更广阔的视野，不必局限于短暂的一天时间。通过审视自己的主要角色而让自己保持清醒，经常想到自己内心深处的价值观。
对比了前面几代时间管理方法，你应该明白为什么要用要事第一来管理自己的时间了。
02
做好时间管理的先决条件
要做好时间管理，首先需要做的是别让琐事牵着鼻子走，需要自己具备独立的意志，从而对于不重要的事情敢于勇敢的说不。
你是否遇到过这样的事情，当你埋头工作时，突然电话铃声响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手上的工作而去接听电话，通常来说，接电话总要优先于私人工作。
你不会让电话那头的人苦等，但却会让正在你办公室的人干坐着等到你打完电话后，再与他们交谈。
从时间管理矩阵可以看出，紧急的事情通常都是显而易见的，推拖不得，也可能比较讨好、有趣，却不一定很重要。
在时间管理矩阵中，第一象限事务既紧急又重要，需要立即处理，通常这些事项被称为“危机”或“问题”，很多时候，我们整天都在处理这些危机，到处救火，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫的任务。
这实际上就是被危机牵着鼻子在走。如果你过分注重第一象限的事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终会占据你全部的时间和精力。这就好比在大海中冲浪一样，来了一个大浪，把你从冲浪板上打到水里面，你好不容易重新爬了起来，但是下一个浪又来了，于是你又重重地摔了下来。
有些人每天都在应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类既不重要也不紧急的事项来逃避现实，让自己稍微放松一下。比如刷短视频，长时间追电视剧，在这些人的时间管理矩阵里面，会把90%的时间花在第一象限的事务上，而把剩下的10%的时间，大部分都花在第四象限的事务上，用在第二和第三象限事务上的时间则少之又少，几乎可以忽略不计。
这就是大部分时间、精力都用于处理危机的人所过的生活。
要避免过这样的生活，就需要具备独立的意志，不被这些琐事的事情牵着走。
独立的意志指的是做出决定和主动选择，并根据这些决定和选择采取具体行动的能力。当你有了独立的意志，就可以主动的作为，而不是被动地听命，这样就能积极实施自己的计划。
人的意志十分神奇，总是能战胜命运，就像海伦.凯勒一样，用身体力行证明了独立意志所具有的价值和潜力。
现在不少人选择摆烂，躺平，觉得自己这辈子就这样了，混吃等死才是自己的人生。
实际上就是被短视频、八卦新闻等琐事的信息占据了自己的时间，慢慢地丧失了自己的意志。
独立意志这种能力通常不能产生戏剧性的即时效果，并非一朝成功就可享用一世，更不能单纯依靠自己的力量取得永久性的成功，因此，需要在平常做出每个决定的时候合理地运用自己独立的意志。
不能产生即时效果，不能取得永久性的成功，或许是大家选择摆烂，选择躺平的另外一个原因，毕竟相比应用独立意志来做决定，刷短视频、追八卦新闻要容易、轻松得多。
在日常生活中，个人品行是否端正通常能够衡量一个人所拥有的独立意志，诚信的人格是个人价值的体现，具体表现为信守诺言，言行一致。
有效的管理就是始终要事第一，先做最重要的事情。你首先要决定的，就是哪些事情是重要的，其次是将这些重要的事项优先安排在自己的计划中。
从这个角度来看，自我管理的本质就是自律和条理，是对计划的实施。
如果你能够成为高效率的自我管理者，那么你的自律就是由内而外形成的，是独立意志的具体表现，你所信奉和追随的就是内心的价值观以及在此基础上形成的人生要旨。
当你拥有了独立的意志和诚信人格，你就可以控制自己的感情、冲动以及情绪，从而服从这些价值观的约束。
当你拥有了独立的意志，对于不是自己重要的事项，你就可以勇敢的说不。
毕竟每个人的优先要务不同，必要的时候，你应该不卑不亢地拒绝别人，在紧急与重要的事情之间，知道如何取舍。
如果你没有个人使命宣言，不是以原则为生活中心，而是以配偶或金钱、朋友、享乐等为中心，就容易受第一与第三象限事务的羁绊，至于以自我为中心的人，难免被情绪冲动带来的误导，陷入讨好他人的第三象限活动中，以及逃避现实的第四象限事务中。
这些诱惑往往不是独立意志所能克服的，只有由至诚的信念与目标出发，才能够产生坚定说“不”的勇气。由此可以看出，你对待时间和要事的方式决定了你怎么利用时间，如果你的要事是基于个人原则和个人宣言，那么它们就会入心入脑，你就会乐于把时间花在第二象限的事情上。
这样你就能开启要事第一的时间管理大门。
03
第四代时间管理的标准
以第二象限事务为生活中心的时间管理方法只有一个目标，就是有效地管理生活。这需要我们有完善的原则，对个人使命有明确的认识，能兼顾重要的和紧急的事情，能平衡产出和产能的关系。
通常来说，重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。
而紧急则不一定会与目标有关。
要让第二象限的事务成为生活的中心，必须要满足六个重要标准：和谐一致、平衡功能、围绕中心、以人为本、灵活变通、便于携带。
和谐一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应该是和谐一致。
平衡功能：时间管理应有助于生活平衡发展，提醒自己扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有些人以为某方面的成功可弥补其他方面的遗憾，实则不是，难道成功的事业就可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或者性格上的缺失吗？
围绕中心：理想的时间管理方法会鼓励并且协助你，注重于虽不紧急却极其重要的事情，我认为，最有效的方法是以一个星期为周期来制定计划，一周七天中，每天各有不同的优先目标，但基本上7天为一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表订立优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事。
以人为本：个人管理的重点在于人，而不在于事，做事情固然需要讲究效率，但是以原则为中心的人会更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔需要牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的是在于协助工作，而不是要让自己因为进度落后而产生内疚感。
灵活变通：时间管理方法并非一成不变，视个人的风格需要进行调整。
便于携带：时间管理的工具必须便于携带，随时可供参考和修正。
要事管理需要围绕以上六个方面展开，要进行要事管理，个人需要做到四步。
第一，角色确认。写出自认为的关键角色，比如丈夫、父亲等。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的都先记录下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以把这些都写下来：丈夫或老婆、爸爸或妈妈、儿子或女儿等等。然后再写下自己在工作中的角色，比如下属，上级。然后列出自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情。比如我自己作为爸爸的角色，每天阅读可以给孩子做榜样，同时，作为基层员工，每天的阅读，又能帮助自己提升工作方面的思考能力，从而提升自己的工作效率。因此，每天的阅读就成为自己的要事。
第二，选择目标。思考下一周你想做的一两件事情，作为你选定的目标。
以下面表格中的角色和事件为例
最好让这些短期目标与自己个人使命宣言中的长期目标相关联，即使你还没有编写自己的个人使命宣言，也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的，并为每个角色确定一至两个目标。
第三，安排进度。确定好了目标以后，就需要为每一项目标来安排具体的实施时间，如果你的目标是hi起草你自己的个人使命宣言，那么就不妨在星期天的时候，安排两个小时专门来做这件事情。通常来说，星期天是进行个人思考和制定个人成长计划的理想时间，因为这时候你有充足的时间来思考、反省，寻求灵感，并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。
比如我自己，给自己定的目标是通过锻炼来增强自己的体质，那么就可以安排每天运动半小时，以确保能够达到自己设定的目标，有一些目标可能必须在工作的时间完成，而有些事情则需要等到孩子都在家的时候才能完成。
确认好了角色、制定好目标后，就可以把任务分配到具体的日子去执行，可以使用表格对自己的事项进行管理。建议每天的两顿饭之间安排一件重要的事，因为我们的大脑不习惯于快速的在不同事件中切换。
第四，每日调整。制定好自己的计划以后，你会发现原来的每日计划变成了每日调整，可以根据突发的事情、人际关系的意外发展以及突然出现的机会，进行每天重要事情的适当调整。
以我自己为例，遇到与自己工作相关的人工智能内容需要学习，就会把每天的阅读计划进行调整。
这样当你每天早晨审视自己一天的日程安排的时候，就会看到，由于自己内心的平衡，自己已经为角色和目标进行了合适的优先级排序，这种日程安排是比较灵活的，也是建立在自己的个人使命（长期目标）基础上的。
俗话说：“天有不测风云，人有旦夕祸福。”事先安排妥当的日程表，必要的时候仍须有所变更。只要把握原则，任何调整都可以心安理得。
要事第一的习惯需要身体力行的去践行，否则就没有意义。
04
要做到要事第一，核心需要做好什么工作？
领导，部门要采购一批电脑需要您签字。
领导，这个材料需要您签字。
领导，明天的客户接待需要您亲自出席。
……
你有遇到过这样的情景吗？每天虽然想按照自己制定的要事第一的计划来安排工作，但是就是做不到，事情太多了，根本忙不过来。
之所以忙不过来，就是不懂得授权，而授权是提高效率或效能的秘诀之一。
很多时候我们不放心授权给他人做，与其说是不放心他人做，倒不如说是贪恋权力。
其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。
生活中也会有很多不懂得授权的情景，比如每天吃饭后洗碗，你是否不放心孩子洗，觉得他会把碗摔碎，所以宁可自己洗，但如果你不放手让他试，他怎么能学会呢？
这样只会让自己一直事必躬亲地承揽大小事情。
授权可以分为两种类型：指令型授权和责任型授权。
我们每天接触到最多的就是指令型的授权。
比如“你去做这个，去做那个，做完了告诉我。”指令型授权通常会把工作方法的每一步进行详细的指导，如果事无巨细全部都要一个人来做的话，世界上有多少人能做到？
有一次，我们全家去户外骑车，我带着儿子在树林里面骑行，阳光透着树叶打在身上非常漂亮，我带着儿子骑车，让老婆帮忙用相机拍照，由于相机的空间不是很多，而且老婆拍照技术一般，我会叮嘱他选好角度在拍，可是越担心相机空间不够或老婆的技术欠佳，就越无法放手让他拍，到最后，演变成我下口令，老婆才按快门。
这就是典型的指令型授权。
指令型授权并不能让我们从各种各样繁琐的事情中解脱出来，因此，我们需要责任型授权。
责任型授权的关注重点是最终的结果，允许被授权做事的人，根据自己的方法来完成事情，并为最终的结果负责。
刚开始做责任型授权时，难免会担心，当你刻意地尝试这种方式后，就能起到杠杆的作用。
要做到责任型授权需要在五个方面表达清晰，并达成共识，做出承诺。
第一，预期成果。双方都要明确并理解最终的结果。要以“结果”为中心，投入时间，耐心，详细地描述最终的结果，并确定具体的日程安排。
第二，指导方针。确认适当的评估标准，避免成为指令型授权，但是一定要有明确的限制性规定。不加约束的放任，最终的结果只能是扼杀大家的能动性，让大家回到初级的指令型要求上：“你就告诉我你要我做什么，我照着做就是了。”
所以要让他们自己为最后的结果负责，需要明确指导方针，放手让他们去做。
第三，可用资源。要告诉他可以使用的人力、财物、技术和组织资源，让他能够取得预期的成果。
第四，责任归属。制定业绩标准，并用这些标准来评估他们的成果。制定出具体的时间表，说明什么时候提交业绩报告，以及什么时候进行评估。
第五，明确奖惩。明确告知他评估后的结果，好的和不好的都告诉，包括物质方面的奖励、精神方面的奖励、个人的职务升迁以及这项工作对部门的影响。
信任是促进人进步的最大动力，因为信任能够让人们表现出自己最好的一面，但是这需要时间和耐心，而且还有可能需要对人员进行必要的培训，让他们拥有处理事情的能力。
如果你想让孩子帮忙收拾房间，你当然可以自己更快速地把房间收拾得更干净整齐，但是你要想授权孩子去做这个事情，这就需要时间，而且你还需要花时间对他进行培训，最终当他能搞定这个事情的时候，你会发现投入的时间和精力是值得的。
对于不同的人要采用不同的授权方式，对不够成熟的人，目标不要设定的太高，指示要详尽，并要充分提供资源，过程中监督考核要频繁一点，奖励和惩罚要直接。而对于成熟的人，则可以分配挑战性比较高的任务，精简指示，减少监督考核次数，考评标准也可以设定的抽象一点。
想要让自己有充足的时间，去做自己重要的事情，你需要懂得做责任型授权。
05
如何运用要事第一，安排自己一天的时间
看了作者写的为什么要使用要事第一的时间管理方法，做好时间管理的先决条件，以及要做到要事第一，需要做好相关的工作，可能你还是不知道在自己的生活或工作中该如何使用这个时间管理工具。
接下来，我们一起看看如何使用要事第一的时间管理方法，来做好一天的时间管理。
掌握了做好一天时间安排的方法，就能慢慢把时长拉长到安排一周，一月，甚至一年。
假设你是一家大型医药企业的销售总监，即将在你的办公室里开始平常的一天。当你查看秘书提供的这一天的活动安排时，估计出了每项活动所花费的时间。
这些没有排定优先顺序的活动包括如下内容：
1、与总经理共进午餐（1~1.5小时）。
2、编列明年媒体广告的预算（2~3天）。
3、处理“待处理”文件（1~1.5小时）。
4、和销售经理谈上个月的销售情况（4个小时）。
5、处理信件，秘书说这些都是急件（1小时）
6、翻阅办公桌上堆着的医学杂志（0.5小时）。
7、为下个月召开的销售会议准备发言稿（2小时）。
8、与食品药品管理局的人回电话，讨论X产品的问题（0.5小时）。
9、下午两点要召开主管会议，但议程不明（1小时）。
上面的九个活动，按照一天9个小时的时间框架做安排，可以编排成如下的表格
这样的随机安排是第二代时间管理的方法，因为其中并没有按优先级来安排事项，如果用第三代时间管理方法，则可以根据自己的目标做先后顺序的安排，比如可以在每项活动标上A，B，C，然后又在每个A、B、C下面标出1、2、3.当然也可以考虑实际情况，比如其中涉及到的人员是否有空，以及吃午餐所需要的合理时间。最后可以综合所有因素来做出一天的日常安排。
许多第三代时间管理的人员习惯采用这种方法，列出自己的日程表，把自己的一天安排的满满当当，每个时间需要做什么事情，基于哪种明确的假设。根据制定好的日程表，会在当天启动其中的大部分工作，剩余没完成的就顺延到到第二天或其他时间再做。
以上这些事情除了二、六、七这几项外，其他事情都是重要又紧急的事情，也就是第一象限的事情。当发现自己的时间比较紧张，很多时候，大多数人会认为，编列明年的广告预算和准备下个月会议发言稿的工作可以放一放，等到第一象限事务不太多的时候再说。同样翻阅医学杂志的事情也可以放一放，因为也不着急，而这些正是应该花时间思考的第二象限事情。
这是很多人会犯的通病，习惯性的处理重要又紧急的事情，让自己时刻处于救火的状态，而不愿花时间来做第二象限的事情。
针对以上9个事情，如果按照要事第一的时间管理方法，该如何来做？
使用要事第一的方法，你要明白，大多数的“产出”活动属于第一象限事务，比如处理信件、处理待处理文件、与总经理共进午餐等。而大多数的“产能”活动则属于第二象限事务的范畴。比如准备发言稿、翻阅医学杂志，编明年的广告预算。要管理好你的第一象限事务，唯一的途径就是重视第二象限事务的管理，最重要的就是要未雨绸缪和抓住机遇，对于部分事情要授权、培训他人来做，同时，要有勇气对第三和第四象限事务说“不”。
按照以上原则，你应该对上面9件事项里面的哪些说“不”呢？
①下午两点的主管会议：假设下午两点的主管会议并没有预定的议程，或者，在你抵达会场之后才知道议程。这种情况在很多公司司空见惯，很多时候大家只是带来脑袋和笔记本去听，参会时往往毫无准备，在会上“信口开河”。这类会议通常比较混乱，大家只关注第一象限（重要又紧急）的事务，而很多参会的人对此又一无所知，所以就只能“信口开河”了。最终会议也只是议而不决，只有负责人的虚荣心得到了满足。在会议上，大家几乎不会提及第二象限的事务，往往没有时间讨论这些内容。面对这种无效会议，就应该勇敢的说不。
如果要有效改进这种会议现状，你不妨在上午花1~2个小时准备在会上的发言，即使发言只有几分钟也没关系，你可以引起大家的兴趣，以便在下次会议上做更详细的阐述。发言的主题可以是：每次会议须制定明确的目标与完善的议程，让所有与会者有机会建言献策。最终的会议议程应由主席确定，重点是具有开创性的第二象限事务，而不是机械的第一象限事务。
此外，会议结束后，应尽快分发会议的纪要，布置具体的任务并确定完成的最后期限。把完成情况列入未来会议的议程以供检查，而且议程要提前宣布，以便与会者做好准备。
这就是根据要事第一的思维方式可能采取的措施，它要求我们高度积极主动，有勇气挑战既有的惯例。
除了说“不”的事项外，剩余的事项里面，还有部分事项是可以授权或培训给其他来帮忙做的。
①“待处理”文件和信件：与其一味忙于处理“待处理”的文件，你不如花一些时间训练你的秘书，让她逐渐具备处理“待处理”文件的能力。训练可能会需要你投入数周甚至数月的时间，但是长远来看，你的时间得到了释放，能把时间投入到更多重要且不紧急的事项上去，提升产能，最终提升部门的产出。
秘书得到有效训练后，通常可以做到：浏览所有的信件和“待处理”文件，对它们加以分析，尽可能自行处理。如果她无法自行处理，则细心整理，分出轻重缓急并附上建议或说明，最后由你来做决定。这样一来，过不了几个月，秘书就能处理80%~90%的“待处理”文件和信件了。
②与销售经理谈上个月的销售情况：由于准备不足，或者大家没有养成要事第一的事情管理方法，很多时候与销售经理沟通上个月的问题时，会发现不少问题是第一象限的事情，也就是重要紧急的事情，经常处理这类问题，就会让大家都处于救火、疲于奔命的状态之中，要更长期的解决问题，需要跟团队一起采取第二象限为中心的思考问题方式，采取授权，以及建立机制的方式，来致力于解决长期性的隐痛，于此同时，对于真正重要紧急的事情，使用第一象限的方法来解决眼下真正重要紧急的问题。而不是让自己全天的大部分时间都在处理此类问题。
如果从第二象限事务为中心的思维出发，你可以训练你的秘书与销售部门联系，有要事才向你汇报，你也有必要让销售经理及其主要的下属明白，你的首要职责是领导而不是管理，让他们慢慢明白，与秘书打交道，其实能更妥善地解决问题。这样你就能释放更多的时间来专注于处理第二象限事务的领导工作。
③为下个月的销售会议做准备：你可以召集一小批下属，要求他们对销售人员的需求展开全面分析，并在一个星期或者十天内向你提交一份“业务方案”，让你有时间修改并付诸实施。他们可以与每一位销售人员面谈，了解其忧虑和真实需求，或者是抽样调查，以期使销售会议的议程能切合实际，而且要提前公布，让销售人员做好准备，以便他们能以恰当的方式参与。
你也不必亲自动手，可以把这项任务授权给少数持不同观点、具有不同经验的代表。让他们展开创造性交往，把最后的建议递交给你。如果他们还不习惯于这样的任务，你可以用部分的会议时间来进行培训，让他们了解这样做的用意以及对他们自己的好处。换句话说，你需要训练他们学会高瞻远瞩，对交办的任务有责任感，彼此分工合作，在特定的时间内高质量地完成任务。
④编列媒体广告预算：这类工作与上一项类似，你可以找来与此项业务直接相关的两三个部署，要他们提出“业务方案”，也就是大致上只需要你签字同意即可的报告，或者让他们提出两三种周密的方案及其相应后果以供你选择。这也许会占据你整整一个小时的时间，因为你需要分析预期效果、方针、可用资源、责任归属和成功评估。
不过你只需要投入一个小时，就能让持有不同意见的员工发表精辟的见解。
剩下的事项，就是你真正需要花时间思考和处理的事情。因为他们基本都是第二象限的事情。
①给食品药品管理局的主管回电话：这项工作很难授权给别人，因为这涉及到公司产品在监管层面的问题，找自己的人可能希望你本人回电话，而不是代办者。为了搞好关系，你应该选择在上午回电话，这样如果发现问题也能及时处理。
作为公司的领导，你可以尝试直接影响所在公司的文化，但显然你的影响圈还没有大到可以影响食品药品管理局的文化，所以你只能满足对方的要求。如果你发现电话中的问题已经由来已久，只是之前一直都没有重视、解决，正好借此机会，运用第二象限事务为中心的思维来建立长效的解决机制，以免日后重蹈覆辙。
②与总经理共进午餐：这样工作你显然不能说不，也不能授权别人来解决，你会发现这是做好向上管理的绝佳机会，可以在上午花半个小时到一个小时做适当的准备，也可以干脆把它当做一次社交活动，认真聆听就好，或者根本不做任何计划。无论是哪种情况，记住，这都是你与总经理之间搞好关系的大好机会。
③翻阅医学杂志：阅读医学杂志显然是第二象限的事务，这正是你长期保持专业素质和信心的关键所在，因此这样工作必须自己来做，你可以在下次部门会议上提议，建立员工阅读杂志的系统化制度。员工可以分别研读不同的杂志，然后在部门会议上相互介绍学习心得，让大家一起提升专业方面的能力，从而保持团队的战斗能力。
你发现没，运用第二象限事务为中心的思维来安排日程，可以把大部分时间都用于授权、训练、准备主管会议发言、打一通电话，或是吃一顿收效颇丰的午餐，只要你重视“产能”的长效手段，经过数周或数月，你就会发现不会再被很多急事缠身了。
你可能会觉得上面的例子过于理想化，当然即使你做了很多准备，也无法避免会需要处理一些第一象限的事务，我们是人，不是神，不用苛责自己，做到完美。你不能否认，使用第二象限事务为中心思考问题，建立长效机制，能够大幅度降低第一象限的事务，这样就不用使自己每天处于救火的状态，从而让自己能在紧张的工作之余，还能有闲暇时间来放松自己，这才是我们需要不断以第二象限为中心处理事务的原因。
记住，有些看似重要紧急，且会频繁发生的事情，最好培训、授权给他人来做，从而释放自己的时间，对于那些不重要的事情，则要勇敢说不，从而让自己尽量去做二象限，重要但不紧急的事情。
