我们公司上个月招了个98年的小财务，别看年轻却十分有实力，人家只用了2天，就用系统搭建了一套超实用的财务管理台账，只需在表格里录入基本数据，就能生成可视化的合同报表，受到了同事的一致好评！

一、Excel台账 VS电子台账

台帐并不是会计上的术语，它实际上就是一种流水账，是各个业务部门用于管理、统计本部门日常工作的各种文本、文件、资料的统称。如合同台帐、销售成交台账、订单台账、业绩台账、设备管理台账、库存台账.....

当你还在用Excel做的合同台账时👇

别人已经开始用系统做电子合同管理台账了！（有图有真相👇）

用Excel做的台账，数据密密麻麻，杂乱不堪不说，一不留神数据还可能被篡改、丢失...辛苦努力全白费😫

而用电子台账软件做的台账，画面不仅简洁大气，还可以实现分组、筛选、排序、自动求和等各种“骚”操作，更绝的是！它还能自动生成可视化图表，实时进行数据分析👇

二、为什么不建议用Excel做台账？

这些年，小编用Excel做台账真的吃了不少亏，真的不想眼睁睁地看着大家也入一遍“坑”了。

作为台账来说，小编自认为满足真实性、及时性、规范性三点要求尤为重要。

• 真实性：各项数据、时间必须精确，尤其是一些生产企业在时间的要求上一定要严格。如果在信息上作假，那么就失去了台账的价值。
• 及时性：数据信息如果不能
• 规范性：台账中关于各项工作的记录要规范和分类，把该记录的都要记录下来，而不能乱记，否则既不便于查找，也不利于归纳和总结

但是，用Excel做台账，会不可避免的存在以下问题：

1.数据分析费时费力，时效性差：数据统计时需要和其他部门要数据，等待延迟分析，当天数据不能及时统计处理，每次分析都需要2-3天的时间。

2.汇总耗费大量人力：数据无法实时分析、无法做到全面的追踪；每月统计汇总时，还需要找一个人手动汇总，，汇总和分析的人力成本很高。

3.信息填写不规范：数据统计维度不统一，既有重复又有缺失；进行数据统计分析时，数据可用性极低。

4.数据准确性差：用Excel搜集信息，每周需要1天时间进行数据搜集、汇总、整理，并且数据还会有误差，重复数据无法在提交的时候识别出来。

5.无法协同：用excel多人办公沟通成本太高，无法定向收集外部数据，也无法在移动端随时查看、添加和协作。

6.无法进行精细化的权限划分：excel无法控制私密性地信息定向展示和修改。

三、电子台账7大场景模板自取，直接套用

鉴于Excel做台账的弊端，我现在都是用零代码工具-伙伴云来进行台账的管理，也就是“电子台账”。

以下就是小编用伙伴云搭建的电子台账，有需要的同学可主页私信“台账“自取模板哟，直接套用即可，非常方便。

合同管理台账

通过在线表单就可以进行档案管理、开票、收付款查询、跟踪提醒、审批、权限管理等功能。

• 轻松管理应付/应收合同款，保证资金流入、流出清晰可追踪，每一分钱都逃不过你的眼睛；
• 以合同为维度统计营收/支出，哪个合同值得重点投入，哪个合同比较“鸡肋”，一眼就能看出；

  
  

• 无论是单独使用，还是与客户管理、财务报表、项目进度管理等关联，都能满足，流程很清晰。

财务管理台账

客户管理台账

如果你有很多客户，每个客户有不同的情况，你就可以建立一个台账，维护客户。比如客户的基本情况、关键信息、需求、上一次联络时间、对客户画像情况等。

出入库管理台账

具体在仓库管理中，台账可以详细记录了什么时间，什么仓库，什么货架由谁入库了什么货物，共多少数量。同样，出库也会对应出库台账。

办公轻资产管理台账

设备管理台账

仅需一张表单，即可高效管理上千台设备信息。还可以分组管理设备在运行时有不同的状态，比如正常运行、带病运行、待机停休、停用甚至报废状态等；另外通过看板报表还能对设备的异常趋势、员工巡检情况进行统计；

项目/团队管理台账

假如你是一个项目主负责人，你把工作分解给多个人，也可以建立台账进行管理。每个人定期以台账的方式向你汇总信息，你还可以把汇总后的信息同步给每一个团队成员，让大家保持状态的同步。

如果各位有需求，私信回复“台账”，即可获取超好用的台账管理模板（含销售合同、财务、订单等8大场景）大礼包哦～

今天的分享就到这里啦～