一页纸报告，丰田精益报告方法，专注、简单、可视化的沟通工具
老高聊职场2020-02-21 22:00
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在你的公司，你们都是怎么向领导汇报问题的解决方案的？是使用Word文档或者PPT演示的方式吗？
洋洋洒洒，几十上百页，虽说也图文并茂，文字、数据、图表应有尽有，可，这高效吗？
领导，从这几十上百页的资料中，能快速找到问题关键所在吗？
在丰田公司，有一种标准的方法，用图形把问题、分析、改正措施、以及执行计划囊括在一张A3纸上，用来总结解决问题的方案、进行状态报告、以及绘制价值流图。
这就是著名的丰田精益报告方法-一页纸报告。此节，我们就来了解下这种方法：
一、概要
此方法，缘起于一份《问题整改黑皮书——悦翔变速器异响》。此报告中指出了“悦翔售后变速器异响问题长期居高不下……”。
重点是，该问题长期没有得到解决！
为何，问题会长期没有得到解决呢？
没有时间？没有人？还是不知道怎么解决？
不，这都是表面现象，透过表象，分析深沉此的原因，是“缺乏简单、有效、实用的管理工具”。
于是乎，丰田，就总结出了这样一种，专注、简单与可视化的沟通工具，一页纸报告：
① 沟通标准化：标准化的沟通格式、表达复杂想法的规范化流程，这对企业管理非常重要；
② 内容精简化：一页纸就可以呈现所有内容，改变以往大量的ppt，高效沟通的基础；
③ 问题可视化：包含文字、图表与数据，实现可视化管理，有效沟通的关键。
二、一页纸报告
1）什么是一页纸报告
由丰田公司开创的精益报告方法，通常用文字、数据、表格、图形等把问题的源头，分析，纠正和执行计划放在一张的纸上（如A3纸，所以又叫A3报告）表达出来，并及时更新或报告结果。
这页纸，包含了：①明确问题；②分解问题；③设定目标；④把握真因；⑤制定对策；⑥评价结果、巩固成果。
这页纸，逻辑清晰、重点突出、一目了然；
这页纸，是PDCA、碎石法的具体运用，是简单实用的汇报工具：
PDCA，计划-执行-检查-分析，如此反复循环；
丰田碎石法，问题管理的工作方法，将问题一直往下分解，直到不能再分解时，问题也就解决了。
2）一页纸报告的类型
根据侧重点和遵循PDCA循环的程度的不同，“一页纸报告”主要体现为三种类型：
① 解决问题型一页纸报告：阐述问题的表现、原因、解决方案和改进成果；
② 建议提案型一页纸报告：突出问题的原因分析及其对重要性和影响；
③ 汇报成果型一页纸报告：突出问题解决的成效及带来的效果。
三、一页纸报告的内容
这三种类型的一页纸报告，各自都有相对固定的内容及标准的结构
比如，第一种，解决问题型一页纸报告，就包含了如下内容：
① 背景，记录问题产生的背景情况；
② 现状，目的是要使听众对于问题有可观的了解，要采用现地现物的方法来了解确实的现状；
③ 目标，主要说明判断项目成功与否的比较标准；
④ 根源，旨在通过逻辑分析或测试实验的方法找出及确定造成的问题的根本原因；
⑤ 应对措施，要针对问题的根源，并要符合“精益” 的原则；
⑥ 检查/确认结果，强调改进方案实施后的再回顾目标，检查改进方案是否实现当初设定的目标；
⑦ 下一步行动，对应于PDAC中Act的环节，记录为保持改进或需要进一步改进所采取的行动。
丰田认为解决问题的“一页纸报告”是产品开发系统内交流产品开发知识经验的“流”，如果没有按照这种方式记录，那么知识就很难继承下来。
这七个部分内容，就组成了一个完整的解决问题型“一页纸报告”，这也遵循了PDCA循环的思路和流程。
建议提案型的侧重点不在于问题本身，而是更关注解决问题后带来的变化和效果。提案一般都会涉及巨大的人力财力投入或公司跨部门的参与。因此，报告通常与公司高层需仔细考虑的政策、管理、流程等其它核心问题相关。
汇报成果的“一页纸报告”，旨在有效地总结概括实施改进措施所带来的变化和效果。阶段成果的“一页纸报告”讨论的重点在PDCA过程的最后两个步骤——查核和行动阶段。
四、“一页纸报告”制作步骤及要领
第一步，明确目的：谁来看、如何用、有何用、有什么；
第二步，撰写纲要：确定主体、扩充内容、检查核对；
第三步，确定版面：应当将较多版面分给需要强调的重点和步骤；
第四步，撰写内容：简洁的语言、使用图表、使用大写/粗体或运用文本框，取得强调效果、文本和书写格式保持一致，各文本框的边线保持垂直和水平对齐；
第五步，检查核对：采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？
五、丰田应用实践及示例
1）丰田的实践
① 由主管审核，并判断通用性和重要性，分类保存，方便检索；
② 定期公开分享规范报告；
③ 根据实际需要，更新规范与标准；
④ 累积到一定数量后，集中数字化管理一页纸报告；
⑤ 工具可以是手写、Excel等，初学者尤其可以从手写入手；
2）一页纸报告示例
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