看你拿发票的姿势,就知道你是一个月薪只有3000的会计!

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04-2917:11

曾经看到过一句话,“看看你写的发票,就知道你是个月薪只有3000的会计!”这句话可能更多的是会计的自我揶揄、调侃,但是,也能从一定程度上看得出来是否能很好的处理发票相关工作对会计来说也是不小的挑战。

简单来看,会计处理发票的工作主要包括写发票和收发票两种:写发票就是给客户开具出符合要求的发票,收发票就是企业日常经营费用报销票据的报销审核工作。

基本上,从事基层工作的会计,天天都会和发票打交道,一不小心就容易出错,一旦出错,轻则返工重来,浪费时间精力,给企业造成经济损失;重则为企业背上偷税漏税的黑锅,成为税务稽查重点“照顾”对象;更严重的则“虚开发票”,就是犯罪了,问题就大了,所以作为我们还是要慎重对待发票。

所以,为了保住自己的饭碗,当然,也为了自己能更好的在会计这行有更大的发展,这些发票知识,你应该全部记牢。

发票上单位信息必须准确

增值税普通发票只需要填写购买方正确的企业名称和税号就可,但是如果是开具增值税专用发票,则购买方的信息必须完整准确的填写。

企业经营地址和注册地址不一致,开具增值税专用发票时应按照税务登记证(统一社会信用代码证)上的地址开具。

增值税专用发票写的是“开户行及账号”,所以开具增值税专用发票时应填写企业基本开户行及账号。

发票中货物名称应该如实开具

销售方开具发票时,应如实开具与实际经营业务相符的发票,购买方取得发票时,不得要求变更品名和金额,也就是说卖的是什们就应该开成什么,不得变更,比如提供的是住宿费,开具“旅游服务”的发票。

严格按照《商品和服务税收分类与编码》开具发票

在新的增值税发票开票系统中开具发票发票,注意不能出现笼统将发票开具”办公用品”、“材料一批”、“礼品”这样的行为,比如《商品和服务税收分类与编码》中有一个明细类别是“纸制文具及办公用品”,因此,发票摘要写“纸制文具及办公用品”是符合规范的,但是只写“办公用品”是不符合规范的。

发票上单价数量需要据实填写

发票上的单价数量,按相关税法规定发票信息需要依次据实填写,销售货物,需要将单价、数量、金额体现在发票上;如果属于服务劳务,确实没有单位数量的可以不体现。

由于开票时有限额,销售货物不能一次性全开,分开开具发票时,会出现数量是小数,比如“0.4台”,只要分开开具的发票数量总额是与实际销售数量相符即可。

开票人信息要注意

增值税专用发票开票人的填写,税务上没有要求,但建议最好如实填写开票人员姓名,特别是收到一些相对企业来说大额的增值税专用发票,开票人最好不要是“管理员”,“开票人”和“复核”应该不是同一个人,特别是收到一些相对企业来说大额的增值税专用发票,“开票人”和“复核”最好不要是同一个人。

对于报销发票来说,则有这些细节需要注意:

报销的发票与实际业务吻合

费用报销的票据必须与实际业务一致,比如:你去出差,住宿酒店,但最后到财务报销时你使用的是旅游服务的发票,这样牛头不对马嘴,自然是不能报销的。

附件能有力支撑费用发生真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关联性,比如:报销物料采购款,后面的送货单仅写了物料一批和总金额,没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字,财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

取得的发票类别符合税法要求

给大家总结一下:水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销,但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

针对电子发票,要防止重复报销

因为目前来说大多数企业还是要将电子发票打印出来报销,因为电子发票可以无区别的重复打印,所以会计要想办法防止出现重复报销的情况。

会计可以用Excel制作一个台账,纯手工进行电子发票报销登记和重复报销查询。这种手工方法效率比较低,只适合单位对于人员多,报销量较大的单位,纯手工就会比较吃力,而且如果存在多个财务人员审核的话,Excel数据同步是一个大问题,无法全面避免重复报销问题。

这种情况可以选用一些辅助工具,比如微信中一些专门的电子发票查重工具小程序通过扫描发票二维码进行发票信息识别,自动完成发票信息识别,查重和登记工作,支持多人实时协同建立台账,实现共建共享。

对于比习惯手机操作的,也可以通过电脑加二维码扫码器的 方式进行电子发票报销的查重登记,而且,一般小程序账和可以和电脑端联通,实现多平台自由切换使用。

发票的真伪验证

在接收发票验证时,对一些可疑的发票应该验证发票的真伪,增值税发票系统开具的所有增值税发票,都可以在税务机关提供的在线查验平台进行查验,也可以在发票查重工具中进行真伪验证。二其他发票,则可通过拨打当地税务机关的电话进行查验。

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