工作中待办事项清单竟能提高40%工作效率？！
中国找人才2021-03-06 06:02
布鲁玛．柴嘉尼（Bluma Zeigarnik）是二十世纪初俄国的一位心理学家。有一天下午，她坐在某间忙碌的维也纳咖啡厅露台上，发现了一件奇妙的事。那些忙进忙出的服务生，对于尚在制作的点单记忆力惊人，但对那些已经上过的点单，却好像立刻忘记了。于是她有了这个假设：我们对进行中的工作比较能够记住，对于已经完成的工作比较记不住。随后，她回到了自己的实验室，测试这个理论。
布鲁玛找来一群孩子，要他们完成20 个包含拼图、捏黏土等简单任务。最后，她要求孩子们回想每一个项目，她发现孩子们记得的那些未完成的项目数量，是完成项目的两倍。我们现在把这个现象称为柴嘉尼效应（Zeigarnik Effect）；概括而论，此效应表示，未完成的工作比起完成的工作，占了我们更多的脑容量。
日常生活里，你会常常经历这个状况：心里一堆乱七八糟的待办事项让你思绪不清，无法专注。你可以把大脑想成一个电脑的硬盘，假如你同时做很多事，硬盘可能会过热、速度变慢。有鉴于此，不要纠结在这种「庸人自扰」的情结里，那些干扰你的想法，只会让你烦忧而已。
最好的解决办法，就是把所有的事情存在某种外接式硬盘里，也就是你的待办事项清单。当然，你很清楚什么是待办事项清单，不过在95％的情况下，你可能没有利用这个清单到淋漓尽致的地步。我们建议你应该要像有强迫症那样地利用待办事项清单，一答应人家要做什么事，就要把它记下来，想都不要想。不论是记在电脑、智慧型手机、便利贴或是一张纸上，都无所谓——记下来，就对了。
有系统性地在待办事项清单上记下每一个工作，会清出我们脑袋的记忆量。你最不想碰到的状况是，半夜醒来头脑静不下来，突然记起你得回信给人资部负责人。把你的待办事项清单当成是买菜的购物清单，每次想到需要加什么就加上去，而不是想办法一次记得所有的项目。这些原理都是一样的。
写下每一项工作任务，也会增加实际上完成任务的可能性。写下东西的过程，会强迫我们直接面对、着手处理，让我们往完成任务的目标迈进。有一项研究将类似的研究对象分成两组，要求第一组的人只要想想他们的目标即可，但要求第二组的人把他们的目标写下来。研究结果显示，第二组人的平均目标达成率，比第一组的人多了40％。
好好地把你需要完成的工作任务，尽可能精准地写下来。虽然你写下的可能是再清楚不过的事，但是一旦情境脉络有所改变，原本看似明确的事，可能就不再合理。
在此我们建议用这样的格式：使用一个动作动词，后面接着一切必要的大小资讯。例如，「找芙萝拉拿排版图」、「写好表情符号游戏的技术规格」，或是「写出十个提案，订定谈生产力的书名」。
你也可以用结果来规划你的工作任务，例如，与其说「修理坏掉的窗户」，试试「把窗户修理好」。把重点放在结果，有激励的作用。比起实际上的修理行为，我们比较喜欢修理好的窗户。两种写法都很好，最重要的是，找出一个最适合你的写法后，坚持那样写下去。
写待办事项需要准备的工具
如果你不晓得从何着手，以下是我们列出最常用来写待办事项的工具：
一张纸。这不用多说吧，不过，除非你把这张纸弄丢了，不然用纸就可以了。
你的个人电脑（苹果系统或微软系统）所附的基本款记事软体工具，例如：文字编辑（TextEdit）或记事本（Notepad）。这已经比用纸张的类比技术还要进阶了喔。：）
技术性更高的记事应用程式。我们访谈过的创业家们也会使用Google Keep、Notion、Any.do、Trello、Todoist 和Remember the Milk。这些应用程式的最大好处是可以轻易地同步不同平台上的记事内容、很快地找到你需要的东西、方便分享档案，还能以类别过滤不同的内容。
如果你的手正在忙别的事，如Siri 或Google Voice 这种语音启动的搜寻引擎，也很有用。举例来说，若是你正在打篮球，突然想起要打一通重要的电话，你可以大声地说：「嘿，Siri，提醒我回办公室以后要打电话给某某某」，到时候就会有人提醒你了。别忘了，Siri跟Google Voice 都能让你创建适地性的（location based）提醒事项。
这里的重点是选出一个你喜欢而且可以坚持继续使用的工具。不要花几个小时想找出完美的应用程式。如何使用它才是重点。
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