职场有效沟通的5个基本原则
人人都是产品经理2019-09-19 14:42
常见的职位描述要求应聘者有良好的沟通协助能力，概括了一项工作技能。沟通的主题和核心是工作，沟通不是谈天说地、互诉衷肠，是同事之间围绕工作的交流。我们每天都在讨论、聊天，却忽略了沟通的本质。
一、明确沟通的目的很重要
传递核心信息的关键对话
人们日常对话内容五花八门，可工作常见的内容寥寥数个。传递核心关键信息，让每次沟通变成关键的对话。
沟通前想清楚你的问题是什么，将工作内容描述清楚，工作中常见的沟通的内容如下:
事情的原因预期目的和目标遇到的问题解决的方法取得的结果需要的支持沟通结论在实际工作中不同的职业有不同的沟通内容，总结本职位的沟通内容能帮助自己更好地进行表达。甚至从职场沟通拓展至业务谈判，更好地说服和影响同事或合作伙伴。
二、依托媒介的沟通
1. 从信息输出媒介区分
讲话：一般情况下，人讲话的语速为160~180字/分钟；情绪激动的情况下，人讲话的语速可达250~300字/分钟；文字：而熟练打字的白领,用键盘打字速度为50~70字/分钟;手机的屏幕小，操作不方便，打字速度小于50~70字/分钟。讲话和文字内容相同，速度有别。所以当选择文字沟通应避免口语化，不要想说什么就写什么，用足够的时间将信息整合凝练，否则同样的口语讲话要用3倍的速度输出。
2. 从信息传递媒介区分
对话：能当面沟通的条件下使用。时效性最强，触达最快，面对面交流能感知到沟通对象的说话语气、身体语言，接受除沟通内容本身的额外情感信息。但是没有记录沟通内容的，如需记录交谈结论，可以通过钉钉或邮件记录，避免日后纠纷；电话：身处异地、没有当面沟通的条件，但需要说清楚的紧急情况下使用。能感知沟通对象的说话语气，并通过录音记录沟通内容；社交工具（钉钉、微信群）：钉钉作为移动办公平台，是企业常见的沟通协作工具；邮件：邮件是职场中严肃而正式的沟通方式。用于记录沟通结果、宣贯日常事务、向同事和领导汇报工作。
三、建立不同场景的沟通模型
不同的场景秉持的态度、技巧不同，建立通用的沟通模型，套用模型减少差错，确保沟通顺利进行。
先沟通再输出方案是头脑风暴，先输出方案再沟通是组织会议。
1. 头脑风暴
模型：组织会议+自由表达+总结陈词技巧：头脑风暴是为了碰撞思想的火花，贡献集体智慧。组织者调动积极性，引导参与者发挥想象充分发言；参与者应积极贡献观点，切忌批判观点。
2. 组织会议
模型：准备材料+通知会议+组织会议+会议纪要技巧：会议前准备好会议材料（讨论的问题和解决问题的方案）、和同事确认会议时间并发送会议邀请；.会议中说明会议背景、总结结论；会议后输出会议纪要并邮件发送、抄送给相关同事和领导。到此，以结论来决定具体事件如何开展，不能随便更改和推翻。如果有同事对会议结论有异议，要么强势要求该同事以会议结论开展工作，要么重新组织会议。
3. 推进工作
模型：询问工作进度+确认完成时间技巧：作为项目经理或者负责人，要跟进同一项目里所有参与人的工作进度，及时沟通推进工作。作为项目成员，询问同事所负责事项的进度（最好是当前完成占总完成的百分比），同事协作流程有先后顺序，程游上流同事延期交付工作成果后，流程下游同事加班加点赶进度，要么整个项目延期。
4. 上级汇报
模型：汇报结果 +描述细节+询问意见技巧：汇报中会出现以下三种情况，只描述过程；先说过程，再说结论；先说结论，再说过程。领导注重结论，我们常会陷入详细描述过程的泥潭，所以要先把结果放到沟通的第一位；之后再描述细节；最后询问领导意见，是否同意这么做、意见如何。
及时汇报遇到的问题、关键节点和需要的资源，不要领导问了才汇报。越级汇报是职场大忌，永远先和自己的顶头上司汇报，不搞办公室政治。
5. 事务宣贯
模型：宣贯材料+ 引导语
技巧：要遵循的守则、重大工作成果、例如人事部要求请假走审批，产品部要求按模板提需求。
四、议论沟通、说明沟通和记叙沟通
用文章式的遣词造句和口语化沟通说再见，高中语文有议论文、说明文和记叙文，同样可应用在工作的口语沟通中。
议论沟通：为了论证观点、发表意见，在职场中最重要的沟通方式。围绕中心论点的阐述，论证方法有举例论证、道理论证、对比论证、比喻论证；职场中的议论沟通包含令一种论证方法——数据论证，最重要的论证方法，没有之一。说明沟通：解说和阐释客观事物，项目说明书。说明方法： 举例子打比方下定义画图表作诠释作比较摹状貌引用说明分类别列数字 引用记叙沟通：记叙事物发展的经过。沟通顺序有时间顺序、空间顺序、逻辑顺序；手法有叙述、描写、议论、抒情、说明。套用表达句式能让你快速表达。汉语博大精深，你也可以总结自己的句式库并背诵和牢记。
分点和递进句式：“首先、其次、最后”，“第一、第二、第三…”分点说明，显得自己的说话直击要点、逻辑流畅。表达想法句式：“我希望……，我不希望……”，这样的句子可以明确地说出真实的观点。对比句式：“过去……，目前……，将来……”，通过对比的方式讲述整个过程。
五、沟通的技巧和原则
为了沟通本身和高效工作，总结了原则。仅针对职场工作沟通的场景，无关日常人际交往和形象展示；人际交往中时常有善意的谎言，形象展示会适当美化个人、公司、项目，而这与职场工作是不符的。
当面交谈优先原则：直接和当事人交流，不要间接问，每个人的理解能力不同，多级传递会导致信息失真记录沟通结论原则：用邮件、社交工具记录结论，告知相关人员坦诚原则：依照事实说明，对真相负责，既不逃避、也不掩盖。明确原则：不能做果断拒绝，不确认说试试。人际交流会用岔开话题等方式委婉地拒绝，职场需要明确和肯定的拒绝；否则拒绝对象认为同意了，而拒绝的人认为自己拒绝，当出现工作事故、领导问责时互相扯皮，那就是哑巴吃黄连，有苦说不出。不清楚的事持否定态度，可以这样说“不肯定，需要和相关人员确认后才能回复”；就事论事原则：沉着冷静，就事论事，不要人生攻击。通俗原则：也许专业词汇很高大上，能展示专业性，但没什么比听众听懂更重要。及时回应：工作职责内的事情能说明所有情况，消息及时回复，事情及时处理，“所谓靠谱的人，就是凡事有交代，件件有着落，事事有回音，时时能回音”。本文由 @鲸和月亮海 原创发布于人人都是产品经理。未经许可，禁止转载。
题图来自Unsplash，基于CC0协议。
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